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Text File  |  1995-01-22  |  6KB  |  144 lines
  1.  
  2. INFORMATION DATE  19920814
  3. DESCRIPTION       USDOL Program Highlights, FSNO. 92-12
  4. TOPIC             Variances
  5. SUBJECT           Variances Under OSHA
  6. ABSTRACT          At times employers may not be able to comply fully
  7.                   with a new safety or health standard in the time
  8.                   provided due to a shortage of personnel, materials or
  9.                   equipment. In situations such as these, employers may
  10.                   apply to OSHA for a temporary variance from the
  11.                   standard. In other cases, employers sometimes are
  12.                   using methods, equipment or facilities that differ
  13.                   from those prescribed by OSHA, but that the employer
  14.                   believes are equal to or better than OSHA's
  15.                   requirements. In applying for a permanent variance,
  16.                   the employer must be able to show that his/her
  17.                   facility or method of operation provides employee
  18.                   protection "at least as effective as" that required by
  19.                   OSHA's standard.
  20.  
  21.  
  22.  
  23. U.S. Department of Labor
  24. Program Highlights
  25. _____________________________________________________________________
  26. ___________________________________
  27. Fact Sheet No. OSHA 92-12
  28.  
  29.                         VARIANCES UNDER OSHA
  30.  
  31.   At times employers may not be able to comply fully with a new
  32. safety or health standard in the time provided due to a shortage of
  33. personnel, materials or equipment.  In situations such as these,
  34. employers may apply to OSHA for a temporary variance from the
  35. standard.  In other cases, employers sometimes are using methods,
  36. equipment or facilities that differ from those prescribed by OSHA,
  37. but that the employer believes are equal to or better than OSHA's
  38. requirements.  In applying for a permanent variance, the employer
  39. must be able to show that his/her facility or method of operation
  40. provides employee protection "at least as effective as" that required
  41. by OSHA's standard.
  42.  
  43. Temporary Variance
  44.  
  45.   The temporary variance mechanism is used when an employer cannot
  46. comply with OSHA requirements by the prescribed date because the
  47. necessary construction or alteration of the facility cannot be
  48. completed in time or when technical personnel, materials or equipment
  49. are temporarily unavailable.
  50.  
  51.   To be eligible for a temporary variance, the employer must put in
  52. force an effective program for coming into compliance with the
  53. standard or regulation as quickly as possible.
  54.  
  55.   In the meantime, the employer must demonstrate to OSHA that all
  56. available steps are being taken to safeguard employees.
  57.  
  58.   o  Identify the standard or portion of a standard from which the
  59. variance is requested;
  60.  
  61.   o  State the reason(s) why the employer cannot comply;
  62.  
  63.   o  Document measures already taken and those to be taken
  64. (including dates) to comply with the standard;
  65.  
  66.   o  Certify that workers have been informed of the variance
  67. application and that a copy has been given to the employees'
  68. authorized representative;
  69.  
  70.   o  Post a summary of the application wherever notices are normally
  71. posted in the workplace; and
  72.  
  73.   o  Inform employees that they have a right to request a hearing on
  74. the application.
  75.  
  76.   Temporary variances will not be granted to employers who merely
  77. assert they cannot afford to pay the costs of coming into compliance.
  78.  
  79. Permanent Variance
  80.  
  81.   A permanent variance may be granted to employers who prove their
  82. methods, conditions, practices, operations or processes provide a
  83. safe and healthful workplace as effectively as compliance with the
  84. standard.
  85.  
  86.   In making a determination on a permanent variance, OSHA reviews
  87. the employer's evidence and where appropriate arranges a visit to the
  88. workplace to confirm the circumstances of the application.  If the
  89. request has merit, OSHA may grant a permanent variance.  Final
  90. variance orders detail the employer's specific responsibilities and
  91. requirements and explain exactly how the employer's method varies
  92. from the OSHA requirement.
  93.  
  94.   When an employer applies for a permanent variance, he/she must
  95. inform employees of the application and their right to request a
  96. hearing. Applications for permanent variance must contain essentially
  97. the same information as for temporary variance requests.
  98.  
  99. Interim Order
  100.  
  101.   An employer may apply to OSHA for an interim order when seeking a
  102. temporary variance so that he/she may continue to operate under
  103. existing conditions until a final decision is made on the application
  104. for variance.  Application for an interim order may be submitted with
  105. the application for a variance or separately.
  106.  
  107.   If the interim order is granted, the terms of the order are
  108. published in the Federal Register. The employer must inform employees
  109. of the order by giving a copy to the authorized employee
  110. representatives and posting a copy wherever notices are normally
  111. posted.
  112.  
  113. Experimental Variance
  114.  
  115.   The experimental variance may be used by an employer to
  116. demonstrate or validate new or improved safety and health techniques.
  117. These variances are developed in close cooperation with the OSHA
  118. Office of Variance Determination.
  119.  
  120. Defense Variance
  121.  
  122.   Another type of variance, not used to date, permits OSHA to grant
  123. "reasonable variations, tolerances and exemptions to and from" the
  124. Act's requirements "to avoid serious impairment of the national
  125. defense."  Defense variances may not be in effect for more than six
  126. months without notifying employees and offering a public hearing on
  127. the issues.
  128.  
  129. Participation
  130.  
  131.   Employees, other employers and other interested groups are
  132. encouraged to participate in the variance process.  Notices of
  133. variance applications are published in the Federal Register inviting
  134. all interested groups to comment on the action.
  135.  
  136.                                 # # #
  137.  
  138. This is one of a series of fact sheets highlighting U.S. Department of
  139. Labor programs. It is intended as a general description only and does not
  140. carry the force of legal opinion.  This information will be made available
  141. to sensory impaired individuals upon request.  Voice phone: (202) 523-8151.
  142. TDD message referral phone: 1-800-326-2577.
  143.  
  144.